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〜会議の枠組みづくり② 〜ファシリテーションの基本

   

さて昨日の続きです。
(昨日のブログはこちら
枠組みづくりについて、具体的にご紹介します。

会議の枠組みとは

会議のテーマ・議題および優先順位
ゴール・目的(議題ごとの)
意思決定の方法(議題ごとの)
時間の設定
適切なメンバーの選定
進行の役割
ルールの設定

これらを明確にすることによって、
参加者全員が会議に参加する心構えをつくることができ、
全員の向かう方向が合う。

つまり、会議のベクトル合わせである。

会議のテーマ・議題の明確化

この会議の時間で何について話をするのか。
どんなことが扱われる可能性があるのか。
それぞれのタイトルがまず明確になること。

実際の会議では、最初に出た議題や、
声の大きい人、影響力のある人が発した議題から、
自動的に会議の内容に入ってしまうケースが多い。

そうではなくて、まずどんな議題が存在するのか。
全体像が判ってその上で明確に優先順位をつけてから、
会議をスタートしていく必要がある。

ファシリテーターは、
特定の人だけの興味・関心で会議が流れていくことに、
しっかりと中断を入れる必要がある。

会議のゴール・目的を明らかにする

本来は議題ごとに、議論のゴールがあるはずだ。

会議の目的は以下のとおり。

・情報共有(報告、連絡含)
・アイデア創出
・意思決定

そして、本来の会議は最終的には何らかの意思決定がなされていく必要がある。

しかし、会議の時間やタイミングによっては、
まだその段階ではないということもあり得る。

しかし、会議をする時点で、今日のゴールは何なのかを明らかにしないと、
メンバーはどういう心づもりで会議に参加すればいいのかわからないし、
どうなれば会議を終了できるのかということすらわからない。

というわけで、
会議のテーマがひとつであれば、ゴール・目的はひとつの設定でよいが、
議題が複数ある場合は、テーマごとにゴールを設定する必要がある。

意思決定の方法について

最終的にどう決めるのかということを事前に決めておく必要がある。
これがない会議は、グダグダになっていくし、物事が決まらない。

意思決定の方法はいくつかある。

コンセンサス(全会一致)
多数決
意思決定者による決定
くじ引きやじゃんけんなどの運任せの方法

どういう風に決まるのかは、事前に同意をとっておくと、
意思決定がスムーズに行って会議に区切りをつけることが出来る。

時間の設定

そもそも全体では何分の会議なのか。
そして、議題ごとに何分の時間をかけるのか。
ということを事前に明確にしておくといい。

厳守する場合もあれば、目安という場合もある。
この設定がないため、参加者は、
「いくらでも時間がある」
というような錯覚、勘違いを起こし、
会議がダラダラと長引いていく。

時間を設定しておけば、ファシリテーター、あるいは参加者が、
「目安の時間が来ましたけどどうしますか?」
と時間の意識づけをすることができる。

期限があると人の意識はそれまでになんとかしようとする。
したがって、時間の設定は非常に重要だ。

会議が始まってから決めると大変なので、
ファシリテーターは予め議題ごとの時間の目安を設定しておくといい。

会議スタートしてから微調整。
これでスムーズに会議をスタートすることができる。

20160804_ファシリテーション_会議枠組み②_チームコーチング_LBJ半谷photo credit: Transformational Education Workshop via photopin (license)

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思いのほか長くなったので、
続きはまた次回…。

 - チームコーチング, ファシリテーション, 会議

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