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会議の枠組み設定 〜ファシリテーションの技術〜

   

会議の枠組みづくりの重要性

20160803_ファシリテーション_会議枠組み_チームコーチング_LBJ半谷

会議には場作りが欠かせない。
どういう条件や前提で会議を行うのか。
それが明確にならない中での会議は、うまいこと機能しない。

サッカーであれば、
ゴールに入れたら1点。
45分ハーフで合計90分。
ゴール数の多いほうが勝ち。
1チーム11人であること。
フィールドの大きさは…
審判の数は…

将棋であれば、
王を先に取った方が勝ち
9×9のマス目の盤を使う。
1対1
駒の種類と数は…
駒の動き方は…

トランプも同様だ。
使う道具はひとつだが、
枠組みによってさまざまな遊び方ができる。

タイトルは…、
カードの使い方は…、
配るカードの数は…、
人数は…、
ルールは…、

勝負事であれば、まず勝ち方が明確になっている。
そしてそのためのさまざまな制約が設定されている。

枠組みが明確になっているから、
ゲームが成り立つし面白い。

会議も全く同じである。

会議の枠組みとは???

会議のテーマ・議題および優先順位
ゴール・目的(議題ごとの)
意思決定の方法(議題ごとの)
時間の設定
適切なメンバーの選定
進行の役割
ルールの設定

これが会議を進めていく上で
「最低限」
設定され、共有され、同意されている必要があることだ。

枠組みに“同意する”ということ

そもそも会議の枠組みは、
一般的にはあまり設定すらされないのだが…、
設定されていても、
誰も認識していなければ、当然意味のないこと、絵に書いた餅状態になるし、
認識されていても、同意されていなければ、やはりそれも意味のないことになってしまう。

サッカーで言えば、
「なんで手を使っちゃいけないんですか???私手を使わないと無理なんですけど…」
みたいなことが起こる。

これが表に出ていればわかりやすいが、
往々にしてこういう抵抗は心の内側で起こる。

敷かれた枠組みに抵抗や反発を示すということは大いにありうる。
そうすると、どうしても枠組みが機能しなくなってしまう。

そうすると、決定事項に責任を取らない人が出てきたり、
蚊帳の外にいて責任を転嫁しようとする人が生まれてくる。

これだと、会議の効果性がどうしても薄れるし、場合によっては振り出しに戻ってしまう。

だからこそ、枠組みをきっちり設定し、
それにしっかりと同意していくプロセスが必要だ。

極端な話かもしれないが、
同意することに署名捺印させるくらいの意識が必要かもしれない。

というわけで、次のブログでは、
枠組みに必要な要素の一つ一つについて、
詳しく説明していこうと思う。

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