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会議の枠組みづくり③ 〜ファシリテーションの力〜

      2016/08/05

さて、前回、前々回からの続きです。

関連記事

会議の枠組みづくり① 〜会議の枠組みとは〜
会議の枠組みづくり② 〜枠組みづくりのやり方(前半)〜

枠組みづくりとは

会議のテーマ・議題および優先順位
ゴール・目的(議題ごとの)
意思決定の方法(議題ごとの)
時間の設定
適切なメンバーの選定
進行の役割
ルールの設定

これらを設定して、会議の方向性を合わせ、
参加メンバーの心構えをつくることだ

前回は時間の設定までをお伝えしたので、
今回はその続き。

適切なメンバーの選定

会議というのは実に、
いなければいけないメンバーがいなかったり、
いなくてもいいメンバーがいたりするものだ。

「いつもこのメンバーだし…」
という、くだらない、なんとなくのメンバー選定が当たり前に行われている。

これでは会議はうまいこと進まない。

メンバーは明確に選ぶ必要がある。
また、必要に応じて根回しをする必要があるだろう。

事前に目的や意図を伝えた上で同意をもらい、
どのような役割を担ってもらいたいのかということを伝えておく。

会議をスムーズに進行するためには、
こういった事前準備も必要になってくる。

会議進行の役割

会議では、役割が明確になっていることが大事。
会議に必要な役割は以下のとおり。

ファシリテーター

ここでは言うまでもなく、会議の進行役であり、黒子である。
主体性を発揮するのは、会議のメンバーであり、ファシリテーターではない。
参加メンバーが会議を最大限効果的に進めるために、
さまざまな技術を使いながら、会議運営をサポートしていく。

書記

会議の発言をその場において見える化していく。
また、議事録を起こすための整理をしていく。

この役割がいることによって、
他のメンバーは一切のメモをとることなく、
テーマについて考えたり、発言したりすることに集中できる。

発言の内容が正確に反映されているかの責任を取っていくのは、
あくまでも発言者である。

したがって、正確に書かれていない場合は、
そのことを発言者が書記に伝える必要がある。

人数が少ない場合は、ファシリテーターが兼任してもいい。

タイムキーパー

時間管理をする人が必要だ。
メンバーとファシリテーターに、必要なタイミングで時間を知らせていく。

これも、人数によってはファシリテーターが同時にできる。

発言者

当たり前すぎて忘れがちになるのが、この発言者。
参加メンバーは当然ながらアイデアを出す発言者なのだが、
この意識や自覚がない人があまりにも多い。

あえて「発言者」という役割を持たせることで、
会議の冒頭に会議の責任者であることを自覚させ、
会議のオーナーシップを持たせることができる。

役割の注意事項

ファシリテーターや書記はあくまでも会議のサポート役。
主役はメンバーである。

そのため、ファシリテーターや書記が、
テーマの内容に関する発言をする場合は、
一旦役割を離れることを、意思表示することが望ましい。

そうすることで、
今どういう立場で発言しているのかが明確になる。
ファシリテーターや書記は、
一貫して中立である必要が有るためだ。

役割を持った人が、どちらかの意見に偏ると、
どうしても進行を誘導してしまう可能性がある。

そうすると、会議の公平性が顕著に失われてしまう。

グラウンドルール

さて最後はグラウンドルール。
会議の参加者が、その会議において守るべきルールを明確にする。
これにより、ルール違反があった場合は、
ファシリテーションが指摘できるのはもちろん、
参加者同士で指摘し合い、
会議の質を高めたり、
テーマからそれたときにそれを戻したりすることができる。

ルールの例としては、
・開始時間を守ること。
・携帯電話の電源を切ること。
・テーマに関する必要な本音を話すことに責任をとること。
・他メンバーの発言を受け取り、理解することに努めること。
・決定することと決定したことを実行することに責任を取ること。
・メンバーがひとりでも離席した場合は中断すること。

こんな項目を設定してスタートする。

ルール設定の目的は、
「会議を効率的に進め、最大の価値を創る時間とするため」
である。

ルールは少ないほうがいいが、最低限のルールはやはり必要だ。

20160805_ファシリテーション_会議枠組み③_チームコーチング_LBJ半谷photo credit: Skate Park Rules via photopin (license)

まとめ

というわけで、
会議の枠組みづくりは非常に有効。
是非試してみて欲しい。

枠組みをしっかりと設定し、
その枠組みに従って会議を運営することができれば、
ダラダラ会議やワンマン会議が、
これにより劇的な変化を遂げるだろう。

 - コミュニケーション, チーム, ファシリテーション, 会議

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